POLÍTICAS  PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LÉGICA ABOGADOS S.A.S.

A través del presente documento, y dando cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, se adoptan las políticas de tratamiento de datos personales (En adelante Políticas) de sociedad LÉGICA ABOGADOS S.A.S., así:

1. CONSIDERACIONES

  1. LÉGICA ABOGADOS S.A.S., es una sociedad colombiana, de naturaleza privada, identificada con el NIT. 901.026.163-3, domiciliada en el municipio de Medellín, cuyo objeto social es tiene por objeto la prestación de servicios de asesoría  y consultoría jurídica integral para personas naturales y jurídicas, en la estructuración, formación, creación y desarrollo de la actividad empresarial en diversos sectores de la economía, a partir de criterios administración del riesgo, solidez jurídica, eficiencia tributaria, y generación de valor. Con especial énfasis en la estructuración de nuevas empresas, modelos y líneas de negocio del sector del emprendimiento, nuevas tecnologías e innovación.

Igualmente, podrá desarrollar en asocio con terceros soluciones tecnológicas, brindar asesoría financiera y realizar capacitaciones en materia empresarial.

  • Que de conformidad con el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, las entidades de naturaleza privada, que posean datos personales registrados en  base de datos susceptibles de tratamiento en el territorio colombiano, deberán cumplir con las obligaciones formales y sustanciales contenidas en la citada ley y demás normas complementarias.
  • Que dentro de las obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012, específicamente en el literal k) del artículo 17,  se encuentra la relativa a la adopción de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad de la gestión de datos personales.
  • En virtud de lo anterior, y teniendo en consideración que LÉGICA ABOGADOSS.A.S., como sociedad, es una persona jurídica de carácter privado, y contar con datos personales registrados en bases de datos, susceptibles de  ser tratadas en territorio colombiano; se encuentra en la obligación de adoptar unas Políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo reglamenten, adicionen o modifiquen.

2. DEFINICIONES

Definiciones. Los términos utilizados en el texto de la presente Política que se incluyen con letra inicial en mayúscula tendrán el significado que se les asigna en esta sección o en cualquier otra(s) sección(es) de este Acuerdo. Los términos que denoten singular también incluyen el plural y viceversa, siempre y cuando el contexto así lo requiera. Los términos que no estén expresamente definidos se deberán entender en el sentido corriente y usual que ellos tienen en el lenguaje técnico correspondiente o en el natural y obvio según el uso general de los mismos.

2.1. “Políticas”: hace referencia conjunto de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales, incorporadas por LÉGICA ABOGADOSS.A.S., para garantizar el adecuado cumplimiento de la normatividad relativa a la gestión de datos personales, en especial a lo consagrado en la Ley 1581 de 2012, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

2.2. “Compañía” o “sociedad”: hace referencia a LÉGICA ABOGADOSS.A.S.

2.3.”Dato personal”: hace relación a cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. (Artículo 3, Ley 1581 de 2012).

 2.4. Base de Datos”: “es el conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento” (artículo 3, Ley 1581 de 2012).

2.5. “Tratamiento”: “cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión” de los mismos (artículo 3, Ley 1581 de 2012).

2.6. “Encargado del Tratamiento”: “es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento” (artículo 3, Ley 1581 de 2012).

En ese orden de ideas, para la presente Política, se entenderá como Encargado del Tratamiento a la Compañía, o a los terceros en los que ésta delegue cualquiera de las modalidades de tratamiento, o el tratamiento integral, de una o más Bases de Datos de la Compañía.

2.7. Responsable del Tratamiento”: “persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos” (Artículo 3, Ley 1581 de 2012).

Para efectos del presente Política, cuando se haga alusión al Responsable del Tratamiento, se entenderá como tal a la Compañía, es decir, LÉGICA ABOGADOSS.A.S.

2.8. “Titular”: “persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento” por parte de la Compañía (Artículo 3, Ley 1581 de 2012).

2.9.Autorización”: “es el consentimiento previo, expreso e informado que efectúa el Titular, en relación con el Tratamiento de  sus datos personales”, expresado a través del medio adoptado por la Compañía (Artículo 3, Ley 1581 de 2012).

2.10. “Principios”: en generalhace referencia a las normas rectoras del Tratamiento de los Datos Personales, cuya observancia y materialización debe ser garantizada por medio de la implementación de las Políticas.

En particular, son Principios los consagrados en el artículo 4 de la ley 1581 de 2012.

2.11.“Derechos”: es el conjunto de prerrogativas que ostenta el Titular de los Datos Personales en relación con el Tratamiento de los mismos por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento, que tienen por finalidad la materialización de los Principios.

2.12. “Deberes”: es el conjunto de prestaciones, conductas u obligaciones, que el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, deben cumplir, con miras a lograr el cumplimiento de los Principios y Derechos del Titular.

2.13.  “Recolección”: es una modalidad de tratamiento, quehace referencia a las acciones o actividades realizadas por el Responsable o Encargado del Tratamiento, por medio de la cual se obtienen o recopilan  a través de diferentes medios, los Datos Personales de los Titulares, de conformidad con los principios de finalidad y libertad.

2.14. “Almacenamiento”: es una modalidad de tratamiento de los Datos Personales, en virtud de la cual se guarda o almacenan los Datos Personales, bien sea de forma física o digital, de conformidad con los medios usados por el Responsable o Encargado del Tratamiento.

2.15. “Uso”: es la modalidad de tratamiento de los Datos Personales, consistente en la utilización de los mismos, por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento, según las finalidades señaladas en las presentes políticas y conforme lo indicado en la autorización.

2.16. “Circulación”: es una modalidad de tratamiento, consistente en la comunicación o transmisión de los Datos Personales, por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento.

2.17. “Supresión”: es una modalidad de tratamiento, consistente en la eliminación  del Dato Personal  de la(s) Base(s) de Dato(s), por parte del Responsable o Encargado del tratamiento.

2.18. “Actualización”: es una modalidad de tratamiento, consistente en la modificación de uno o más Datos Personales, en el sentido de indicar el dato o la información actual o presente.

2.19.”Revocatoria”: hace referencia a la supresión o eliminación de la autorización por parte del Titular del Dato Personal.

2.20. “Disposición Final”: archivo del dato personal.

2.21.”Datos Personales de Carácter financiero”: De conformidad con la Ley 1266 de 2008, se entenderán como Datos Personales de Carácter Financiero, aquellos que versan sobre “Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, es decir  aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen”.

2.22. “Procedimiento”: es el conjunto de actividades, acciones o etapas concebidas de manera ordenada por la Compañía como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para regular el ejercicio de los derechos de los Titulares, y el cumplimiento de los Deberes del Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

2.23. “Oficial de Datos”: es la persona natural o jurídica, vinculada o no laboralmente al Responsable del Tratamiento, en quien se ha delegado las funciones relativas al desarrollo de los Procedimientos.

2.24. “Dato privado”: es el Dato Personal que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

2.25. “Dato público”: es el Dato Personal diferente al semiprivado, privado o sensible. Se encuentran dentro de esta categoría, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

2.26. “Dato semiprivado”: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas.

2.27. “Dato sensible”: es aquel Dato Personal que  afecta la intimidad personal del titular, o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación.

2.28. “Dato biométrico”: son todos aquellosdatos relativos a las características físicas, fisiológicas o comportamentales de una persona que faciliten su identificación.

3.   TIPO DE BASES DE DATOS DE LA COMPAÑÍA, FINALIDADES Y PRINCIPIOS

3.1. Tipos de Bases de Datos:

En el presente acápite se describirán los tipos de Bases de Datos que tiene la Compañía. La presente lista es de carácter meramente enunciativo, por lo que de requerirse, la Compañía podrá válidamente crear nuevas Bases de Datos cumpliendo con los preceptos señalados en la normatividad vigente.

3.1.1. “Base de datos de Clientes: hace referencia al conjunto organizado de Datos Personales de los contratantes o beneficiarios de los servicios de la Compañía, o de los destinatarios de las ofertas o propuestas de servicio efectuados por la misma.

3.1.2. “Base de datos de Accionistas”: hace alusión al conjunto organizado de Datos Personales de los titulares de los derechos de propiedad de las acciones en que se divide el capital suscrito de la compañía, que reposen en el libro de registro de accionistas.

3.1.3. “Base de datos de Proveedores”: es el conjunto organizado de Datos Personales de las personas  que son contratistas o prestadores de servicios o proveedores de bienes para la Compañía, diferentes a los Empleados.

3.1.4. Base de datos de Empleados”: hace referencia al conjunto organizado de Datos Personales  de las personas naturales que están vinculadas a la compañía, a través de cualquiera de las modalidades de contrato laboral, consagrado en la normatividad colombiana.

3.15. “Base de Datos Personales de Archivo Privado”: esta Base de Datos, está integrada por los Datos Personales de quienes fueron empleados, proveedores, clientes, accionistas o clientes  de la Compañía, y que a la fecha no han presentado solicitud de supresión  del Dato Personal.

3.1.6. “Base de Datos de Aliados Estratégicos”: esta Base de Datos, está integrada por los Datos Personales de las personas que  fueron, son o podrían llegar a ser  aliados estratégicos de la Compañía, bajo cualquiera de las modalidades previamente señaladas, es decir, como cliente, empleado o proveedor.

3.1.7. “Base de Datos de Carácter Financiero”: es la Base de Datos integrada por Datos de Carácter Financiero de la  Compañía, es decir conformada por Datos Personales relativos al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, de la Compañía para con un tercero o viceversa, originadas en contratos de  cualquier naturaleza.

La Base de Datos de carácter Financiero, contendrá por lo menos, la información consagrada en el artículo 14 de la Ley 1266 de 2008.

Parágrafo Primero: Las Bases de Datos de la Compañía, están tratadas de manera automatizada.

3.2.  Finalidades:

En el presente acápite, se relacionan de manera meramente enunciativa, las finalidades de las Bases de Datos, las cuales sirven de criterio de interpretación.

Se indica que las finalidades son meramente enunciativas, toda vez que la Compañía, podrá usar las mismas para cualquier fin comercial lícito y autorizado por el titular.

3.2.1. En relación con laBase de datos de Clientes:

  1. Contener un registro actualizado de los destinatarios de los bienes o servicios de Légica Abogados, que propenda por una mejor prestación del servicio y facilite el cumplimiento de las prestaciones propias de la relación contractual entre la LÉGICA ABOGADOS y el cliente,  y la gestión administrativa interna.
  2. Remitir información promocional, publicitaria y/o de interés para LÉGICA ABOGADOS con el Titular.
  3. Compartir la información contenida en la Base de Datos con terceros, que pudieren ofrecer servicios o bienes a los Titulares.
  4. Intercambiar comunicación de índole comercial, para efectos de entablar posibles  relaciones comerciales.
  5. Desarrollar el objeto social de Légica Abogados, para lo cual podrá usar los Datos Personales  para la gestión comercial  y contractual de  LÉGICA ABOGADOS y sus aliados.
  6. La información contenida en las Bases de Datos, podrán ser usados para fines estadísticos al interior de Légica Abogados, o para ser compartidos con terceros.

3.2.2. En relación con la Base de datos de Accionistas:

  1. Contener un registro actualizado de los titulares de las acciones de la sociedad, para efectos de gestionar el ejercicio de los derechos  políticos y económicos que confieren las acciones.

3.2.3. En relación con la Base de datos de Proveedores:

  1. Desarrollar el objeto social de la Compañía, para lo cual podrá usar los Datos Personales  para la gestión comercial  y contractual de la Compañía y sus aliados.
  2. Remitir información promocional, publicitaria y/o de interés para la Compañía con el Titular.
  3. Compartir la información contenida en la Base de Datos con terceros, que pudieren ofrecer servicios o bienes a los Titulares.
  4. Intercambiar comunicación de índole comercial, para efectos de entablar posibles  relaciones comerciales y gestionar las existentes.

3.2.4. En relación con la Base de datos de Empleados:

  1. Contener un registro actualizado de los  empleados para efectos del cumplimiento de las obligaciones propias del empleador.
  2. Para transmitir información relevante, educativa y/o de formación para el desarrollo de las labores propias del cargo.

3.2.5. En relación con la Base de Datos Personales de Archivo Privado:

  1. Mantener un registro actualizado del histórico de los empleados, clientes, proveedores y aliados estratégicos que tuvo la compañía, para efectos de ser utilizados y/o compartidos con terceros, en la gestión comercial y desarrollo del objeto social de la Compañía o de los aliados estratégicos.
  2. Remitir información promocional, publicitaria y/o de interés para la Compañía con el Titular.
  3. Compartir la información contenida en la Base de Datos con terceros, que pudieren ofrecer servicios o bienes a los Titulares.
  4. Intercambiar comunicación de índole comercial, para efectos de entablar posibles  relaciones comerciales.
  5. La información contenida en las Bases de Datos, podrán ser usados para fines estadísticos al interior de la Compañía, o para ser compartidos con terceros.

3.2.6. En relación con la Base de Datos de Aliados Estratégicos:

  1. Desarrollar el objeto social de la Compañía, para lo cual podrá usar los Datos Personales  para la gestión comercial  y contractual de la Compañía y sus aliados.
  2. Remitir información promocional, publicitaria y/o de interés para la Compañía con el Titular.
  3. Compartir la información contenida en la Base de Datos con terceros, que pudieren ofrecer servicios o bienes a los Titulares.
  4. Intercambiar comunicación de índole comercial, para efectos de entablar posibles  relaciones comerciales.
  5. Identificar y mantener actualizado los actuales o potenciales aliados estratégicos de la Compañía, posibilitando la consulta, uso y distribución con los terceros, para la gestión de nuevos negocios de manera individual o en conjunto con terceros, o  en desarrollo del objeto social.
  6. La información contenida en las Bases de Datos, podrán ser usados para fines estadísticos al interior de la Compañía, o para ser compartidos con terceros para el efecto.

3.2.7. En relación con la Base de Datos de Carácter Financiero:

  1. Mantener un registro actualizado de deudores y acreedores de la Compañía, para efectos de ejercer las acciones comerciales, judiciales y extrajudiciales a que haya lugar.
  2. Crear un registro del comportamiento financiero de los Titulares para con la Compañía, para ser utilizado para fines comerciales, contractuales y/o judiciales propios o de terceros.

Parágrafo: El Tratamiento de los Datos Personales Contenidos en cada tipo de Base de Datos, se determinará de conformidad con las finalidades establecidas en la presente Política y las indicadas por el Titular al momento de manifestar su Autorización.

3.3. Principios del tratamiento de la información:

La Compañía LÉGICA ABOGADOSS.A.S., para el tratamiento de los Datos Personales, se sujetará a lo establecido en las presentes políticas, la normatividad vigente y los siguientes principios, los cuales a su vez servirán como criterio de interpretación:

3.3.1. Principio de finalidad:

Los Datos Personales  contenidos en las Bases de Datos de la Compañía, serán objeto de tratamiento, exclusivamente para el cumplimiento de las finalidades señaladas en el punto 3.2. de las presentes políticas.

3.3.2. Principio de legalidad:

La Compañía, dará aplicación a toda la normatividad vigente en materia de gestión de Datos Personales.

3.3.3. Principio de libertad:

Los Datos Personales solamente serán objeto de tratamiento por parte de la Compañía, cuando medie la Autorización el Titular de los mismos, salvo que sean de aquellos que, en virtud de lo dispuesto por el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no requieran autorización del titular. 

3.3.4. Principio de transparencia:

Para garantizar que los Titulares puedan en cualquier momento y sin restricción acceder a la información sobre los Datos Personales que se tengan, la Compañía ha adoptado los mecanismos idóneos para el efecto.

  3.3.5. Principio de veracidad o calidad:

La Compañía, se compromete con los Titulares a procurar que los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos, sean información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, consecuencialmente, se abstendrá de tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Para este fin, pone a disposición de los titulares de la información los mecanismos establecidos en las secciones 16,17 y 18, encaminados a garantizar que los titulares puedan, en todo momento, solicitar la corrección, actualización o supresión de la información.

3.3.6. Principio de acceso y circulación restringida:

LÉGICA ABOGADOS informa que el acceso a la información contenida en sus Bases de Datos está restringido al personal especializado y previamente capacitado para la manipulación de este tipo de información. Igualmente informa que la Compañía,  no publica la información personal objeto de tratamiento en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.

3.3.7. Principio de seguridad:                  

Para impedir que los Datos Personales de los que es Responsable Légica Abogados, sean adulterados, extraviados, consultados, usados o accedidos por personal no autorizado, la Compañía ha adoptado una serie de medidas técnicas, humanas y administrativas, acorde a la naturaleza de los datos objeto de tratamiento,

3.3.8. Principio de confidencialidad:

El personal de Légica Abogados, que tiene acceso a la información contenida en las Bases de Datos, tiene suscrito con la compañía cláusula de confidencialidad, y se han adoptado protocolos, para garantizar a los Titulares, que el personal encargado de cualquiera de las actividades de tratamiento de los Datos Personales, tiene  el deber de confidencialidad para con los mismos.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares de los Datos contenidos en las Bases de Datos de la Compañía, tendrán los siguientes derechos, los cuales implican correlativamente obligaciones para el Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento.

Los derechos que a continuación se enuncian, podrán ser ejercidos en los términos consagrados en la presente Política, o a falta de estipulación, según lo señalado en la normatividad vigente.

4.1. El Titular puede conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales contenidos en cualquiera de las Bases de Datos de la Compañía, esto último cuando la información contenida es parcial, inexacta, incompleta, fraccionada, errada o con la potencialidad inducir a error, o su Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. Para el efecto, deberá seguir el procedimiento contenido en el numeral 6 del presente Política.

4.2. El Titular podrá  en cualquier momento de conformidad con el procedimiento señalado en el numeral 6.2. de la presente Política, solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, en relación con el Tratamiento de Datos Personales, que así lo requieran.

4.3. Solicitar al Responsable del Tratamiento de conformidad con el procedimiento señalado en el numeral 6.2. de la Política, información relativa al uso o Tratamiento que le ha dado a sus Datos Personales.

4.4. Interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, por la inobservancia de lo consagrado en el presente Política y en la normatividad vigente sobre la materia.

4.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal almacenado en cualquiera de las Bases de Datos de la Compañía, cuando se presente la inobservancia  de los Principios, Derechos y garantías consagradas en el presente Política y en la normatividad vigente, así determinado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que reposen en cualquier de las Bases de Datos de la Compañía, y que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de la misma.

4.7. Ser informado al momento de solicitarse la Autorización, de la finalidad y tratamiento que será dado a sus Datos Personales.

4.8. Ser informado de los derechos que le asisten, así como de los procedimientos para el ejercicio de los mismos.

4.9. Conocer la identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

5. DEBERES DEL RESPONSABLE DE TRATAMIENTO Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

En el presente acápite, se relacionarán de manera enunciativa los principales deberes u obligaciones que tiene el Responsable de Tratamiento y Encargado del Tratamiento, en relación con los Datos Personales contenidos en las Bases de Datos de la Compañía.

Teniendo en consideración que en la Compañía confluyen las calidades de Responsable de Tratamiento y Encargado del Tratamiento, a continuación se enumeran las obligaciones propias de ambos agentes. No obstante lo anterior, en el evento en que la Compañía decida delegar en un tercero la calidad de Encargado del Tratamiento de una o varias de las Bases de Datos de la Compañía, le hará extensivo a éste, las obligaciones que a continuación se enumeran, en lo atinente a su gestión.

 5.1. Brindar al Titular todos los elementos necesarios para que el mismo emita una Autorización informada, esto es, indicarle la finalidad de la Base de Datos, y el tratamiento que se le dará a los Datos personales suministrados.

5.2. Informar al Titular los derechos que le asisten, y garantizar la observancia de los mismos.

5.3. Garantizar al Titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

5.4. Solicitar la Autorización cumpliendo con los requisitos legales a los Titulares, conservando debidamente el soporte de la misma.

5.5. Conservar los Datos Personales de los Titulares, bajo las condiciones de seguridad idóneas para evitar la pérdida, consulta, uso, acceso o adulteración, no autorizado o fraudulento, cumpliendo con estándares de seguridad de la información y del principio de la responsabilidad demostrada.

5.6. Actualizar la información, adoptando todas las medidas necesarias para que  a dicha actualización, tenga acceso todos agentes encargados del manejo de las Bases de Datos Personales de la Compañía, incluyendo al Encargado del Tratamiento.

5.7. Una vez agotado el procedimiento señalado en el artículo 6.3. de la  presente Política, rectificar la información contenida en las Bases de Datos cuando sea incorrecta.

5.8. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

5.9. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

5.10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Parágrafo Primero: Si la Compañía decidiera delegar la calidad de Encargado del Tratamiento en un tercero, deberá  en calidad de Responsable del Tratamiento, garantizar que la información contenida en las Bases de Datos que sea suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Así mismo, deberá velar porque cualquier modificación, actualización, corrección, dato en discusión, o en general cualquier cambio realizado en la Base de Datos, sea informada de manera oportuna e idónea al Encargado del Tratamiento.

Parágrafo Segundo: Si el Responsable del Tratamiento delega la calidad de Encargado del Tratamiento en un tercero, el mismo deberáconservar los Datos Personales de los Titulares, bajo las condiciones de seguridad idóneas para evitar la pérdida, consulta, uso, acceso o adulteración, no autorizado o fraudulento. Para el efecto, el Responsable del Tratamiento establecerá unos requisitos mínimos que deben cumplirse para este fin.

Parágrafo Tercero: En los casos en los cuales el Responsable del Tratamiento delega la calidad de Encargado del Tratamiento en un tercero, éste deberá adoptar como mínimo  las medidas de protección de los Datos establecidas en el manual de procedimiento.

6. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

En el presente acápite, se describirán los procedimientos que orientarán el ejercicio de los Derechos de los Titulares y  el cumplimento de los Deberes del Responsable del Tratamiento y del Encargado del Tratamiento, lo cual tiene por objeto la materialización de los principios y cumplimiento de las finalidades contenidas en la normatividad vigente sobre protección de Datos Personales.

Los procedimientos que a continuación se describen, están inspirados y deben ser interpretados a la luz de los derechos fundamentales al debido Proceso, derecho a la defensa, y en general las garantías consagradas en la ley y la constitución.

6.1. De la Autorización y recolección de Datos Personales:

De conformidad con la normatividad vigente sobre Datos Personales, es obligación del Responsable de la Información, contar con el consentimiento previo, expreso e informado emitido por parte del Titular, en relación con el Tratamiento de  sus datos Personales. Dicha autorización, correlativamente comporta un Derecho del Titular  a determinar el manejo o Tratamiento de sus Datos Personales.

Con base en lo anterior, a continuación se reglamenta el procedimiento para la recolección y obtención de la Autorización por parte del titular.

6.1.1. El Responsable del Tratamiento, deberá diseñar un formulario (físico, digital o virtual a través de su página web), por medio de cual se solicite la información al Titular, limitándose únicamente a la necesaria para la finalidad establecida. En dicho formulario, el Responsable del Tratamiento deberá evitar la inclusión de datos sensibles o de menores de edad.

Si el Dato Personal solicitado al Titular es considerado por el mismo de carácter sensible o es de propiedad de un menor de edad, el Titular o su representante, podrá válidamente abstenerse de suministrar el mismo. De este derecho se deberá dejar constancia en el formato de solicitud de información.

6.1.2. Una vez diligenciado el formulario de recolección de datos, y en todo caso como requisito previo al envío de la información y al acceso al formato de Autorización, será menester tener a disposición del Titular, las Políticas de Tratamiento de Datos de la Compañía.

Cuando la autorización es de carácter litográfico o físico, se deberá brindar al Titular,  el link para tener acceso a las mismas, o se le remitirá al correo electrónico suministrado.

6.1.3. El Oficial de Datos teniendo en consideración el canal por medio del cual se interrelacionarán la Compañía y el Titular, deberá incorporar un formato de Autorización, bien sea físico, digital o virtual, el cual contendrá  por lo menos los elementos que a continuación se señalan:

  1. Nombre e identificación de Titular.
  2. Indicación expresa de la Autorización.
  3. Base de Datos de la que  hará parte el Dato Personal suministrado.
  4. Tratamiento que se le dará a los Datos Personales.
  5. Finalidad de la Base de Datos. Para el efecto será potestativo del Titular, indicar las finalidades para las cuales desea que sean almacenados sus Datos Personales.
  6. Declaración del conocimiento de los Derechos.
  7. Declaración del conocimiento de las Políticas de Tratamiento de Bases de Datos.

Dicha autorización deberá ser firmada por el Titular, de manera litográfica o digital, o aceptada en la página web, o a través de cualquier otro medio tecnológico con el que contare la Compañía, que permitiera obtener una manifestación inequívoca del Titular de su autorización.

6.1.4. Una vez agotado el procedimiento anterior, el Titular podrá enviar al Responsable de Datos la información solicitada a través del formulario de recolección.

 Parágrafo Primero: De los documentos físicos o digitales generados en desarrollo del anterior procedimiento, se generará una copia o archivo, el cual será almacenada, cumplimiento con las garantías mínimas de seguridad, en el sistema que para tal efecto disponga la Compañía.

Parágrafo Segundo: El cumplimiento de este requisito, no será necesario, en los casos señalados en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

6.2. Procedimiento de Consulta de información:

 Con el objeto de garantizar el libre acceso a la información por parte del Titular, a continuación, se reglamenta el procedimiento que debe adelantarse para el efecto:

6.2.1. Legitimados para efectuar la solicitud: (i) El Titular, sus  causahabientes o sus representantes legales; (ii) las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial y (iii) los terceros autorizados por la ley. Las personas previamente enunciadas, para efectos del presente acápite, se denominará el Solicitante.

6.2.2. Medios para la radicación de la solicitud: La solicitud de información, será presentada por parte del Solicitante a través del link de contáctenos de la página www.legica.co, o al correo electrónico administracion@legica.co

6.2.3. Contenido de la solicitud: La solicitud de suministro de información, deberá contener de manera detallada, que aspectos desea conocer sobre el Tratamiento de los Datos Personales realizados por LÉGICA ABOGADOS o sus Encargados si fuere el caso, así como el medio en el cual desea sea entregada la información y los datos de contacto.

En el evento de no manifestarse el alcance de la solicitud, el Responsable de la Información, indicará de manera detallada al Solicitante, la totalidad de la información contenida en sus Bases de Datos, y el tratamiento dado a los mismos.

6.2.4. Plazos de respuesta: El Oficial de Datos, deberá proceder a dar respuesta a la solicitud, dentro de los  10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo efectivo de la solicitud. En el evento en que la Compañía no pudiere atender el requerimiento realizado dentro del plazo señalado, informará al Solicitante a través de los datos de contacto suministrados, las razones por las cuales no fue posible emitir la misma.

Una vez cumplido lo anterior, el plazo podrá prorrogarse por un plazo  no  superior a 5 días hábiles, siguientes al vencimiento del plazo inicial.

6.2.5. Contenido de la Respuesta: La respuesta dada por la Compañía, deberá responder en su integridad los aspectos solicitados.  La misma deberá ser entregada al Solicitante, a través del medio por el señalado en la petición.

En todo caso, de elegirse como medio de respuesta mecanismos digitales, deberá la Compañía utilizar medios sencillos, que no comporten una barrera técnica de acceso para el Titular.

6.2.6. Prueba de notificación de la respuesta: Para efectos de contar con los medios probatorios necesarios, el Oficial de Datos, deberá guardar en el medio que a bien disponga la Compañía, las constancias de recibo de la respuesta a la solicitud.

Si la respuesta fue remitida vía correo electrónico, se configurará el mismo, con la finalidad de que se remita aviso de lectura o recibo.

En el evento en que no fuere posible notificar al Titular la respuesta a la solicitud, se dejará constancia de los procedimientos realizados para el fin en mención.

Parágrafo: Las solicitudes de  pruebas de la Autorización, se ceñirán al presente proceso.

6.3. Procedimiento para Reclamos:

Sin perjuicio del deber de actualización contenido en la normatividad vigente para los Responsables de la Información; los Titulares, podrán presentar ante la Compañía solicitudes de actualización, corrección  o supresión de la información contenida en las Bases de Datos, con la finalidad de garantizar la veracidad y exactitud del contenido de las mismas.

Para el efecto, se establece por parte de la Compañía, el procedimiento para el efecto, tal y como se detalla a continuación:

6.3.1. Legitimados para efectuar la solicitud: (i) El Titular, sus  causahabientes o sus representantes legales.

6.3.2. Receptor de la solicitud: El reclamo deberá ser dirigido a la Compañía como Responsable del Tratamiento de la Información, a través de los medios previstos para el efecto. En el evento en que la Compañía haya delegado en un tercero Encargado del Tratamiento el manejo de alguna de las Bases de Datos, y el reclamo versa sobre un Dato Personal contenido en dichas Bases de Datos; el Oficial de Datos de la Compañía, deberá remitir al correo electrónico señalado por el Encargado del Tratamiento la solicitud respectiva.

En este último caso, el Oficial de Datos dejará expresa constancia del envío de la solicitud al tercero Encargado del Tratamiento, quien se sujetará para emitir la respuesta, a los términos señalados en el presente acápite.

Parágrafo: Si la Compañía a través del Oficial de Datos determina que no son competentes para dar respuesta al reclamo realizado, deberá informarse por escrito a través de cualquiera de los datos de contacto suministrados por el Titular, las razones por las cuales carece de competencia. Dicha comunicación, deberá ser notificada dentro de los dos días siguientes a la recepción de la notificación.

6.3.3. Medios para la radicación del reclamo: La solicitud de información, será presentada por parte del Solicitante a través del link de contáctenos de la página www.legica.co, o al correo electrónico administracion@legica.co

6.3.3. Contenido del reclamo: la petición que realice el Titular, deberá contener por lo menos lo siguiente:

  1. Nombre completo e identificación del Titular o causahabiente.
  2. Relación detallada de los hechos o supuestos en los cuales fundamenta el reclamo.
  3. Datos de notificación, es decir: la dirección, correo electrónico y número telefónico.
  4. Documentos probatorios en los que se soporta la petición.

 6.3.4. Plazos de respuesta: El Oficial de Datos de la Compañía, deberá en primer lugar proceder a realizar una revisión meramente formal de los elementos que de contener la reclamación, los cuales se encuentran detallados en  el numeral 6.3.5.

Si como producto de dicha verificación determina que la misma no cumple los presupuestos exigidos, se remitirá y notificará dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo, una comunicación escrita, en la cual se detallen los elementos que debe subsanar el Titular; indicando de manera expresa que el mismo, cuenta con un plazo de dos meses para acatar lo solicitado, so pena de que se entienda desistida la solicitud.

Una vez recibida completa la petición, la Compañía dispondrá del término de 15 días contados a partir de la recepción  en debida forma de la misma, para dar respuesta íntegra a lo solicitado. Si no fuere posible atender el reclamo en el plazo citado, la Compañía a través del Oficial de Datos, le informará de tal circunstancia al Titular, mediante escrito motivado. Una vez efectuado lo anterior, el plazo se prorrogará por un término de 8 días improrrogables.

6.3.5. Contenido de la Respuesta: La respuesta al reclamo, debe responder de fondo y de manera íntegra, todos los aspectos relacionados en la petición.

La misma deberá ser entregada al Solicitante, a través del medio por el señalado en la petición.

En todo caso, de elegirse como medio de respuesta mecanismos digitales, deberá la Compañía utilizar medios sencillos, que no comporten una barrera técnica de acceso para el Titular.

6.3.6. Prueba de notificación de la respuesta: Para efectos de contar con los medios probatorios necesarios, el Oficial de Datos, deberá guardar en el medio que a bien disponga la compañía en sus manuales internos, las constancias de recibo de la respuesta a la reclamación.

Si la respuesta fue remitida vía correo electrónico, se configurará el mismo, con la finalidad de que se remita aviso de lectura o recibo.

En el evento en que no fuere posible notificar al Titular la respuesta a la reclamación, se dejará constancia de los procedimientos realizados para el fin en mención.

6.3.7. Efectos de la solicitud de corrección: Para efectos de garantizar la integridad y veracidad de la información, mientras se encuentre en curso un reclamo, se deberá incorporar  por parte del Responsable del Tratamiento en la Base de Datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo.

Dicha anotación, deberá ser realizada en un plazo no superior a dos días hábiles siguientes a la solicitud, y deberá mantenerse hasta tanto no se emita una decisión sobre el particular.

7. TRATAMIENTO DE DATOS DE CARÁCTER FINANCIERO

Teniendo en consideración que la Compañía tiene una Base de Datos de carácter Financiero, y reconociendo que dentro de las Bases de Datos diferentes a la previamente indicada, se encuentran inmersos Datos Personales de carácter Financiero, es decir, los relativos a la información financiera y crediticia, comercial, de servicios,  y la proveniente de terceros países, de los Titulares; es necesario adoptar, una serie de políticas especiales en relación con este tipo de Datos Personales, de conformidad con los lineamientos consagrados en la Ley Estatutaria 1266 se 2008.

7.1. Noción de Dato Personal de carácter Financiero:

Para efectos del presente acápite, se entenderá  por  Dato de Carácter Financiero en los términos de la Ley 1266 de 2008, aquel que versa sobre “Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, es decir  aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen”.

7.2. Partes que interactúan en el tratamiento de Datos de Carácter Financiero:

7.2.1. Se denominará Titular, a las personas naturales o jurídicas, denominadas en la Ley 1266 de 2008 como “Titulares de la Información”. En este sentido, se hace extensiva a las personas jurídicas la calidad de Titular, pero exclusivamente para lo relativo a este tipo de  datos.

7.2.2. Se denominara “Fuente de la Información” en los términos de la Ley 1266 de 2008, a “la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final”.

7.2.3. Para efectos del presente acápite, se denominará “Operador de información”, en los términos de la Ley 1266 de 2008, a “la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la presente ley”.

7.2.4. En lo relativo al presente acápite, se denominará “Usuario”, en los términos de la Ley 1266 de 2008, a “la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la presente ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información.”

Parágrafo Primero: Teniendo en consideración las nociones previamente señaladas en lo relativo  a los Datos de carácter Financiero contenido en las Bases de Datos; la Compañía fungirá por regla general como: Fuente de la Información, Operador de información y Usuario. No obstante lo anterior, las calidades de Fuente de la Información y Operador de la Información, podrán ser delegadas a terceros, a quienes se les harán extensivos los derechos y obligaciones propios de su calidad.

Parágrafo Segundo: En el evento de pretender la Compañía delegar en un tercero la calidad de Operador de Datos, dicho tercero deberá acreditar el cumplimiento de los requisitos consagrados en el artículo 11 de la Ley 1266 de 2008.

7.3. Principios:

Al tratamiento de Datos de carácter financiero, se les aplicarán los Principios, Derechos y Deberes consagrados en la Ley 1266 de 2008 y Ley 1581 de 2012, en armonía con lo consagrado en la presente Política.

7.4. Deberes y Derechos propios de los Datos de Carácter Financiero:

7.4.1. Derechos del Titular:

7.4.1.1. Frente a los operadores de los bancos de datos: Serán los consagrados en la cláusula 4 de la presente Política, y  los estipulados en el numeral 1 del artículo 6 de la Ley 1266 de 2008, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

7.4.1.2. Frente a las fuentes de la información: Serán los consagrados en la cláusula 4 de la presente Política, y  los estipulados en el numeral 2 del artículo 6 de la Ley 1266 de 2008, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

7.4.1.3. Frente a los usuarios: Serán los consagrados en la cláusula 4 de la presente Política, y  los estipulados en el numeral 3 del artículo 6 de la Ley 1266 de 2008, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

7.4.2. Deberes generales de Fuente de la Información, Operador de información y Usuario:

7.4.2.1. Deberes de los operadores de los bancos de datos: serán los contenidos en el numeral 5 de la presente política, y los consagrados en el artículo 7 de la ley 1266 de 2008, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

7.4.2.2. Deberes de las fuentes de la información: serán los contenidos en el numeral 5 de la presente política, y los consagrados artículo 7 de la ley 1266 de 2008, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

7.4.2.3. Deberes de los usuarios: serán los contenidos en el numeral 5 de la presente política, y los consagrados artículo 7 de la ley 1266 de 2008, y demás normas que lo modifiquen o adicionen.

7.5. Procedimientos para el ejercicio de los Derechos

7.5.1.  Solicitud de información:

 Con el objeto de garantizar el libre acceso a la información por parte del Titular, a continuación, se reglamenta el procedimiento que debe adelantarse para el efecto:

7.5.1.1. Legitimados para efectuar la solicitud: De conformidad con la Ley 1266 de 2008, podrán efectuar la solicitud: “(i) A los titulares, a las personas debidamente autorizadas por estos y a sus causahabientes mediante el procedimiento de consulta previsto en la presente ley; (ii) a los usuarios de la información, dentro de los parámetros de la presente ley; (iii) a cualquier autoridad judicial, previa orden judicial; (iv) a las entidades públicas del poder ejecutivo, cuando el conocimiento de dicha información corresponda directamente al cumplimiento de alguna de sus funciones; (v) a los órganos de control y demás dependencias de investigación disciplinaria, fiscal, o administrativa, cuando la información sea necesaria para el desarrollo de una investigación en curso.(vi) a otros operadores de datos, cuando se cuente con autorización del titular, o cuando sin ser necesaria la autorización del titular el banco de datos de destino tenga la misma finalidad o una finalidad que comprenda la que tiene el operador que entrega los datos. Si el receptor de la información fuere un banco de datos extranjero, la entrega sin autorización del titular sólo podrá realizarse dejando constancia escrita de la entrega de la información y previa verificación por parte del operador de que las leyes del país respectivo o el receptor otorgan garantías suficientes para la protección de los derechos del titular, y (vii) a otras personas autorizadas por la ley”

Las personas previamente enunciadas, para efectos del presente acápite, se denominará el Solicitante.

7.5.1.2. Medios para la radicación de la solicitud: La solicitud de información, será presentada por parte del Solicitante a través del link de contáctenos de la página www.legica.co, o al correo electrónico administracion@legica.co

Además de los medios previamente señalados, la Compañía podrá disponer de mecanismos para facilitar la recepción de solicitudes a través de medios litográficos o verbales; siempre bajo el supuesto de que se deje constancia de ello.

7.5.1.3. Contenido de la solicitud: La solicitud de suministro de información, deberá contener de manera detallada, que aspectos desea conocer sobre el Tratamiento de los Datos Personales, así como el medio en el cual desea sea entregada la información y los datos de contacto.

En el evento de no manifestarse el alcance de la solicitud, el Responsable de la Información, indicará de manera detallada al Solicitante, la totalidad de la información contenida en sus Bases de Datos, y el tratamiento dado a los mismos.

7.5.1.4. Plazos de respuesta: El Oficial de Datos, deberá proceder a dar respuesta a la solicitud, dentro de los  10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo efectivo de la solicitud. En el evento en que la Compañía no pudiere atender el requerimiento realizado dentro del plazo señalado, el Oficial de Datos deberá comunicar al Solicitante a través de los datos de contacto suministrados, las razones por las cuales no fue posible emitir la misma.

Una vez cumplido lo anterior, el plazo podrá prorrogarse por un plazo  no  superior a 5 días hábiles, siguientes al vencimiento del plazo inicial.

7.5.1.5. Contenido de la Respuesta: La respuesta dada por la Compañía, deberá responder en su integridad los aspectos solicitados.  La misma deberá ser entregada al Solicitante, a través del medio por el señalado en la petición.

En todo caso, de elegirse como medio de respuesta mecanismos digitales, deberá la Compañía utilizar medios sencillos, que no comporten una barrera técnica de acceso para el Titular.

7.5.1.6. Prueba de notificación de la respuesta: Para efectos de contar con los medios probatorios necesarios, el Oficial de Datos, deberá guardar en el medio que a bien disponga la compañía en sus manuales internos, las constancias de recibo de la respuesta a la solicitud.

Si la respuesta fue remitida vía correo electrónico, se configurará el mismo, con la finalidad de que se remita aviso de lectura o recibo.

En el evento en que no fuere posible notificar al Titular la respuesta a la solicitud, se dejará constancia de los procedimientos realizados para el fin en mención.

Parágrafo: Las solicitudes de  pruebas de la Autorización, se ceñirán al presente proceso.

7.5.2. Actualización de la información por parte de la Fuente de la Información:

 La Fuente de la Información, deberá mantener actualizada la Base de Datos de carácter Financiero de manera mensual.

Si el proceso de actualización comporta la incorporación de un reporte negativo, la Fuente de la Información deberá agotar el siguiente procedimiento:

  1.  Remitir una comunicación al Titular, en la que se le indique  las razones por las cuales se efectuará el reporte negativo, y se determine claramente las prestaciones a la fecha adeudadas. Dicha comunicación, será remitida por el Oficial de Datos de manera física o vía correo electrónico, a las direcciones reportadas por el Titular, o que se determinen de la consulta en información de carácter público. De la constancia de notificación se dejará el soporte respectivo.
  • Dentro de los 20 días hábiles siguientes, contados a partir de la recepción de la comunicación, el Titular podrá demostrar o efectuar el pago de la obligación, así como controvertir aspectos tales como el monto de la obligación o cuota y la fecha de exigibilidad. Dicha comunicación podrá incluirse en los extractos periódicos que las fuentes de información envíen a sus clientes.
  • Si transcurrido el plazo señalado el Titular no se manifiesta o acepta el estado actual de las obligaciones informado por el Oficial de Datos de la Fuente de la Información, esta última procederá a efectuar el reporte negativo en la Base de Datos de Carácter Financiero.
  • Si en el marco del proceso previamente señalado, se determina la existencia de un error en la información contenida en la Base de Datos de carácter Financiero, se procederá a realizar el trámite de reclamo, contenido en el numeral 6.3. de la Política.

7.5.3. Procedimiento para Reclamos:

7.5.3.1. Legitimados para efectuar la solicitud: (i) El Titular, sus  causahabientes o sus representantes legales.

7.5.3.2. Receptor de la solicitud: El reclamo, deberá ser dirigido a la Compañía como Operador de la Información, a través de los medios previstos para el efecto. En el evento en que la Compañía haya delegado en un tercero dicha calidad,  de  Operador de la Información  para el manejo de alguna de las Bases de Datos, y el reclamo versa sobre un Dato Personal contenido en dichas Bases de Datos; el Oficial de Datos de la Compañía, deberá remitir al correo electrónico señalado por el Operador de la Información la solicitud respectiva.

En este último caso, el Oficial de Datos dejará expresa constancia del envío de la solicitud al tercero Encargado del Tratamiento, quien se sujetará para emitir la respuesta, a los términos señalados en el presente acápite.

Parágrafo: Si la Compañía a través del Oficial de Datos determina que no son competentes para dar respuesta al reclamo realizado, deberá informarse por escrito a través de cualquiera de los datos de contacto suministrados por el Titular, las razones por las cuales carece de competencia. Dicha comunicación, deberá ser notificada dentro de los dos días siguientes a la recepción de la notificación.

7.5.3.3. Medios para la radicación del reclamo: La solicitud de información, será presentada por parte del Solicitante a través del link de contáctenos de la página www.vlere.com.co, o al correo electrónico info@vlere.com

7.5.3.4. Contenido del reclamo: la petición que realice el Titular, deberá contener por lo menos lo siguiente:

  1. Nombre completo e identificación del Titular o causahabiente.
  2. Relación detallada de los hechos o supuestos en los cuales fundamenta el reclamo.
  3. Datos de notificación, es decir: la dirección, correo electrónico y número telefónico.
  4. Documentos probatorios en los que se soporta la petición.

7.5.3.5. Plazos de respuesta: El Oficial de Datos de la Compañía, deberá en primer lugar proceder a realizar una revisión meramente formal de los elementos que de contener la reclamación, los cuales se encuentran detallados en  el numeral 7.5.3.4.

Si como producto de dicha verificación determina que la misma no cumple los presupuestos exigidos, se remitirá y notificará dentro de los cinco días siguientes a la recepción del reclamo, una comunicación escrita, en la cual se detallen los elementos que debe subsanar el Titular; indicando de manera expresa que el mismo, cuenta con un plazo de un mes para acatar lo solicitado, so pena de que se entienda desistida la solicitud.

Una vez recibida completa la petición, la Compañía dispondrá del término de 15 días contados a partir de la recepción  en debida forma de la misma, para dar respuesta íntegra a lo solicitado. Si no fuere posible atender el reclamo en el plazo citado, la Compañía a través del Oficial de Datos, le informará de tal circunstancia al Titular, mediante escrito motivado. Una vez efectuado lo anterior, el plazo se prorrogará por un término de 8 días improrrogables.

Parágrafo: Cuando no confluyan en una misma persona la calidad Fuente de información y de Operador de la Información, este último deberá dar traslado del reclamo a la fuente en un término máximo de dos (2) días hábiles, para que se emita una respuesta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. En todo caso, la respuesta deberá darse al titular por el operador en el término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de presentación de la reclamación, prorrogables por ocho (8) días hábiles más, según lo indicado en el numeral anterior. Si el reclamo es presentado ante la fuente, esta procederá a resolver directamente el reclamo, pero deberá informar al operador sobre la recepción del reclamo dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recibo.

7.5.3.6. Contenido de la Respuesta: La respuesta al reclamo, debe responder de fondo y de manera íntegra, todos los aspectos relacionados en la petición.

La misma deberá ser entregada al Solicitante, a través del medio por el señalado en la petición.

En todo caso, de elegirse como medio de respuesta mecanismos digitales, deberá la Compañía utilizar medios sencillos, que no comporten una barrera técnica de acceso para el Titular.

7.5.3.7. Prueba de notificación de la respuesta: Para efectos de contar con los medios probatorios necesarios, el Oficial de Datos, deberá guardar en el medio que a bien disponga la compañía en sus manuales internos, las constancias de recibo de la respuesta a la reclamación.

Si la respuesta fue remitida vía correo electrónico, se configurará el mismo, con la finalidad de que se remita aviso de lectura o recibo.

En el evento en que no fuere posible notificar al Titular la respuesta a la reclamación, se dejará constancia de los procedimientos realizados para el fin en mención.

7.5.3.8. Efectos de la solicitud de corrección: Para efectos de garantizar la integridad y veracidad de la información, mientras se encuentre en curso un reclamo, se deberá incorporar  por parte del Responsable del Tratamiento en la Base de Datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo.

Dicha anotación, deberá ser realizada en un plazo no superior a dos días hábiles siguientes a la solicitud, y deberá mantenerse hasta tanto no se emita una decisión sobre el particular.

7.5.3. Permanencia de la Información:

De conformidad con el artículo 13 de la Ley 1266 de 2012, y demás normas que lo modifiquen o adicionen, la información de carácter positivo del Titular, podrá permanecer de manera indefinida en las Bases de Datos de los Operadores de Información.

Por el contrario, los Datos de carácter Financiero  relativos a: tiempo de mora, tipo de cobro, estado de la cartera, y en general, aquellos datos  que den cuenta del estado de incumplimiento de  obligaciones, se regirán por un término máximo de permanencia, señalado en la Ley.

Vencido dicho término, se deberá retirar dicho reporte de la Base de Datos de carácter Financiero, para que los Usuarios no puedan acceder o consultar dicha información.

8. DATOS DE NOTIFICACIÓN

En cumplimiento de lo consagrado en la normatividad vigente y en aras de lograr una comunicación fluida con los titulares de la Información, a continuación se relacionan los datos de identificación y contacto, del Responsable del Tratamiento, y del Oficial de Datos para la atención de las solicitudes o peticiones que se generen en desarrollo de los Derechos y Procedimientos señalados en la presente Política.

  • Nombre: LÉGICA ABOGADOSS.A.S.
  • Identificación: NIT. 901.026.163-3
  • Dirección de notificación: Cra 43 A #5 a 113. Oficina 711
  • Teléfono: (4)448-62-82 ext. 121 y 116
  • Dirección electrónica de notificación: administración@legica.co

9.  VIGENCIA

La presente política y sus modificaciones entrarán en vigencia el día  1 de abril de 2017.

En los eventos de presentarse una modificación sustancial en las políticas de Tratamiento, en los términos consagrados en el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, la modificación solo comenzará a regir dentro de los cinco días siguientes al registro de dicha modificación y  al envío del correo de notificación a la dirección electrónica dispuesta por los Titulares.